データベース | 清水健太郎の教育研究・補助教材サイト

この世界にはたくさんのデータがあります。学校で言えば、学生の学籍番号、氏名、住所、成績などもデータです。Excelにはこれら大量のデータを効率良く処理するためのデータベース機能が備わっています。このデータベース機能を覚えれば、Excelを様々な分野に利用することが出来、応用範囲が格段に広がります。

まず、以下のような表（データベース）があったとします。

今は学部別に並んでいますが、氏名欄の中のどれか（誰かの名前）の上で一回クリックし、昇順で並べ替えを押して下さい。

これで、以下のように名前順に並び変わったと思います。これは、名前をセルに打ち込むときに、自動的に「ふりがな」の情報も記憶してくれているので、そのふりがなの情報に基づき昇順に並べ替えてくれた結果です。ふりがなは、書式から表示/非表示を切り替えたり、間違っているふりがなを修正することが出来ます。

Excelのバージョンによって呼び方が異なりますが、大量のデータを集計する機能です。上記データベース内のどこか一つのセルをクリックしてアクティブにし、集計、もしくは小計を表示します（Excel2003ならデータメニューの集計、Excel2007ならデータメニューの小計）。集計の設定ダイアログボックスが表示されるので、以下と同じように設定してOKします。

これで学部別の平均が表の中に挿入されました。集計結果は、集計の設定ダイアログボックス
を表示して「すべて削除」というボタンを押すことで、集計結果を削除することができます。

では次にレコードの抽出を行ってみましょう。データベース内のどこか一つのセルをクリックしてアクティブにし、データメニューのフィルタ、もしくはオートフィルタを選びましょう（これもバージョンによって名前が違います。2003まではオートフィルタ、2007からはフィルタと呼びます）。

見出し部分に矢印がつきましたね。学年のところの矢印をクリックし、「1」を選んで下さい。

全データの中から、1年生だけを抽出して表示してくれました。

フィルタ機能は複合で利用できますので、例えば文学部であり、かつ1年生というような抽出も可能です。

ピボットテーブルは、大量のデータを簡単に集計できるデータベース機能です。では、今回の試験結果データベースから、学年別、学科別に二次元の集計表を作成してみましょう。

データベース内のどこか一つのセルをクリックしてアクティブにします。Excel2003まではデータメニューからピボットテーブルとピボットグラフレポートを、Excel2007以降は挿入メニューからピボットテーブルを選びます。バージョンによってダイアログも変わるのですが、ピボットテーブルのレイアウト設定が行えます。

レイアウト設定画面では、右側に表示されている項目を、ドラッグアンドドロップで好きな位置に配置が行えます。また、「点数」を「データ」部分に配置した際、最初は「合計 / 点数」となっていますが、その部分をダブルクリックすると集計方法が平均などに変更することが可能です。

最終的にピボットテーブルが完成すると、以下のようになります。